Bevor wir dem Einsatz der Lichtanlage zustimmen, müssen wir wissen, ob die Anlage in den Veranstaltungsort passt und ob sie dort sicher betrieben werden kann. Außerdem sprechen wir vor dem Beginn jeglicher Planung mit dem Künstler und wenn möglich mit dem Veranstalter. Dann beginnt ein standardisierter Planungsprozess.
Der Planungsprozess hat zum Ziel einen Einsatzplan oder Siteplan für die Veranstaltung zu erhalten. In diesem Plan wird die Position und Aufbauform der Lichtanlage definiert, zusammen mit den Bühnenpositionen der Künstler auf der Bühne. Wenn möglich erstellen wir eine Bühnensimulation, die auch die Lichtstrahlen und wirkungsweisen auf den Raum und den Künstler simuliert. Das Bild oben zeigt ein Bild so einer Simulation.
Um diese Simulation oder den Siteplan so genau wie möglich herstellen zu können, fahren wir vor dem Event nach Absprache zu dem Konzertsaal und sehen uns die Randbedingungen genau an. Neben der Maße der Bühne schauen wir auch nach Stromversorgungen und zusätzlichem Licht, das wir mitnutzen können. Es wäre schön, wenn ein Mitglied des Künstlers dabei sein kann, ist aber nicht zwingend erforderlich.
Nach dem Ortstermin erstellen wir den Aufbau- und Positionsplan für die Anlage auf der Bühne:
Diese Seite aus einem Siteplan eines vergangenen Konzertes zeigt eine sehr kleine Bühne mit den Traversen-Modulen in der Variante 4a. Alle Module werden auf dem Boden liegend oder stehend aufgebaut.
Zusammen mit dem Konzertort, dem Veranstalter und dem Künstler verändern wir den Zeitplan für den Konzerttag so, dass wir genug Zeit für den Aufbau und Abbau der Anlage erhalten. Am Ende erhalten alle Beteiligten eine Kopie des Plans und können Änderungswünsche mitteilen. Schließlich entsteht so ein Siteplan, der für alle Perteien den Tag vorgibt, sodass möglichst wenig Stress entsteht.
Für den Aufbau werden durchschnittlich 45 Minuten benötigt. Der Aufbau der Lichtanlage sollte ohne Störung durch den Künstler erfolgen. Nach dem Aufbau stört kein weiterer Lichttechniker den Künstler bei seinem Aufbau. Wenn ein Künstler gegen 16 Uhr eintreffen soll, sollte die Lichtanlage spätestens gegen 15 Uhr am Veranstaltungsort angeliefert werden. Nach einem Konzert werden weitere 45 Minuten Abbauzeit für die Lichtanlage benötigt. Der Abbau kann in vielen Fällen aber parallel zum Abbau des Künstlers erfolgen.
Durch die vorteilhafte Konstruktion der Anlage braucht man also nur geringfügig mehr Produktionszeit.